Preskočiť na obsah

Košík

Tvoj košík je prázdny

Článok: Nenechaj sa vyrušovať!

Nenechaj sa vyrušovať!

Nenechaj sa vyrušovať!

09:00 Dnes pracujem len do 15:00, aby som mal viac času na rodinu.

09:03 Čo ma to dnes čaká? Stretnutie s manažérmi o 11:00, maily, napísať článok a tiež naplánovať ten nový projekt, čo spúšťame v októbri.

09:10 Pozriem si Gmail a Slack, či niekto z tímu nepotrebuje moju pomoc...

10:30 Stretnutie s manažérmi máme už o chvíľu, čo sme to tam mali priniesť? Zhrnutie posledného štvrťroka? Panebože! Ako to len pripravím za taký krátky čas?

...

18:01 Kašlem na to, idem domov! Nakúpiť, navariť večeru, nech jeme aspoň pred ôsmou... K článku mám síce len osnovu, ale to sa nedalo stihnúť, započítam si to dnes za splnené. No a vôbec som sa nedostal k plánovaniu projektu... Ako je to možné, keď som tu bol tak dlho?

Spoznal si sa? Čo ťa zdržalo? Káva s kolegami? Stretnutie s manažérmi sa predĺžilo? Alebo si namiesto pracovných úloh strávil množstvo času na sociálnych sieťach, pri videách, či si len tak brázdil nekončené vody internetu? Detaily, časy či úlohy sa môžu líšiť, ale jedno ostáva spoločné: bez ohľadu na to, koľko pracujeme, často nestihneme tie najdôležitejšie úlohy. A to aj vtedy, keď sa nám zdá, že pracujeme "produktívne".

Čo nás vyrušuje? A čo s tým?

Podľa Harvard Business Review si človek pracujúci v kancelárii skontroluje emailovú schránku priemerne 74x denne a telefón vezme do rúk až fascinujúcich 2617x. K tomu pár telefonátov a rozhovorov s kolegami, pauza na obed a na kávu a ďalší pracovný deň je fuč!

Dá sa teda vôbec stihnúť niečo zmysluplné? Niečo, čo si si naplánoval v Desaťročnici či Päťročnici?

Dá. Ale aby sme sa mohli pustiť do práce na svojich cieľoch, musíme sa najskôr zbaviť rušivých vplyvov.

Na pomoc si vezmeme overené triky z knihy Nevyrušiteľní (z angl. Indistractable) od amerického autora Nira Eyala.

Odporúča zbaviť sa vyrušení v 4 krokoch. Ovládnuť vonkajšie vyrušenia, podmaniť si vnútorné vplyvy, vytvoriť si čas na ťah na bránku a pracovať so svojimi hodnotami a identitou.

Poďme na to!

Ovládni vonkajšie vplyvy


 Najviditeľnejšími prekážkami v našom sústredení sú ľudia v našom najbližšom okolí a nikdy nekončiace notifikácie o najrôznejších novinkách, ktoré máme na dosah ruky vo svojom telefóne či počítači.

Vedel si o tom, že podľa výskumov Glorie Mark trvá v priemere až 23 minút, kým sa nám podarí opäť vrátiť k pôvodnej úlohe? Vyrušenie nás tak nestojí len samotný čas, ktorý nám zaberie odpísanie na správu či vybavenie telefonátu. Práve preto by sme mali robiť viac, aby sme ochránili svoje sústredenie. Kde však začať?

Daj všetkým na známosť, že si nevyrušiteľný

Či už pracuješ v kancelárii alebo na homeoffice, len málokedy môžeš byť pri práci celkom sám. Vždy sa nájdu kolegovia či rodinní príslušníci, ktorí sa z času na čas objavia pri tvojom stole a "musia" ti oznámiť tú najdôležitejšiu novinku dňa.

Pri odpisovaní na emaily či inej rutinnej činnosti ti to možno až tak neprekáža, avšak problém nastáva pri náročných úlohách, kedy potrebuješ plné sústredenie.

Najlepšou možnosťou, ako vyrušovaniu predísť je dohodnúť si pravidlá. A pripraviť si niečo, čo tvoje sústredenie signalizuje ostatným.

Poznáš červené svetielko, ktoré svieti nad štúdiom v rádiu a signalizuje, že do miestnosti sa nesmie vstupovať lebo sa vysiela naživo? Vymysli si vlastnú alternatívu tohto znamenia. Je to oveľa jednoduchšie, ako si možno myslíš. Nemusíš ani inštalovať žiadne zložité zariadenia.

Vo fyzickom svete postačí papierik výraznej farby na dverách kancelárie či visačka, akú poznáš z hotelov. A v online svete napríklad status lupy 🔎 na Slacku, vypnuté notifikácie v spoločnom chate či iné výrazné znamenie.

Zamysli sa hneď teraz nad tým, aký signál by mohol fungovať v tvojom prípade.

Najdôležitejšie je, aby si kolegom a rodine jasne vysvetlil, v akom čase toto znamenie budeš používať a potom sa svojich pravidiel držal. Možno im potrvá nejaký čas, kým budú tvoje znamenie rešpektovať na 100% a možno ho občas odignorujú, lebo budú presvedčení, že ich otázka či problém sú dôležitejšie ako tvoje sústredenie.

Ale nezabúdaj, že zakaždým, keď ho budú akceptovať, získaš takmer polhodinu sústredenej práce! Ak by sa to podarilo aspoň dvakrát denne, získaš tak 5 hodín sústredenej práce týždenne k dobru 👌

Vybabri s emailami!

Emaily boli vymyslené na to, aby urýchlili komunikáciu a šetrili čas. Pokiaľ však nemáte vo firme, kde pracuješ stanovené jasné pravidlá, ako s emailami pracovať, ľahko sa môžu stať prekážkou tvojej efektívnej práce. Ak si však osvojíš tieto základné pravidlá, nikoho neurazíš a ušetríš množstvo času.

Posielaj menej emailov!

Prvé pravidlo môže znieť logicky, posielame predsa len emaily, ktoré sú nevyhnutné. Je to však skutočne tak?!

  • Zamysli sa nad tým, či odpisuješ vždy len na tie emaily, ktoré si vyžadujú odpoveď?
  • Nepridávaš do kópie zbytočne ďalších kolegov, ktorí o tejto konkrétnej správe nepotrebujú vedieť?
  • Zdvihneš radšej telefón, pokiaľ tušíš, že emailom to bude na dlhšiu diskusiu?

Skús znížiť počet emailov, ktoré posielaš, pretože rovnica funguje aj naopak, čím menej emailov pošleš, tým menej emailov dostaneš. 🙂

Odpisuj rýchlejšie a posielaj kratšie emaily

Premýšľaš nad každým emailom polhodinu a volíš tie najsprávnejšie slová? Snažíš sa úvod aj záver vystavať tak úctivo, ako si pamätáš z hodín odbornej korešpondencie? Kašli na to!

Na druhej strane sedí taký istý človek ako si ty, nepotrpí si na zbytočné omáčky a chce emaily vybaviť čo najskôr.

  • Slušne sa teda pozdrav a prejdi k veci!
  • Jasne a čo najstručnejšie popíš, čo potrebuješ a dokedy.
  • Na záver poďakuj a čakaj na stručnú a jasnú odpoveď.
  • V naznačenom termíne sa pripomeň so svojou požiadavkou, ak ešte nebola splnená.
Extra tip: Pokiaľ sa chceš stretnúť, navrhni rovno dva-tri dátumy a časy, kedy sa to hodí tebe, aby si urýchlil vašu komunikáciu.

Odpisuj na emaily vo vyhradených časoch

Ak je tretie pravidlo pre teba novinkou, tak sa priprav, pretože ti zmení život! A to doslova. Hovorí mi to opakovane každý, kto ho uplatnil do praxe.

Vytvor si vo svojom rozvrhu časy, kedy budeš odpisovať na emaily (a ďalšie pracovné správy, či už na Whatsappe, Slacku alebo kdekoľvek, kde ti píšu klienti, partneri či kolegovia). Vhodným časom môže byť ráno, po splnení tvojej priority dňa, keď si plánuješ ďalšie úlohy, návrat z obednej pauzy či poobede tesne pred odchodom z kancelárie.

Vo vopred vyhradenom čase odpíš na všetky emaily, ktoré si vyžadujú tvoju odpoveď. Potom Gmail či Outlook zatvor. Vypni notifikácie. A opäť ho otvor vo vyhradenom čase. Hotovo.

Emaily ťa tak nebudú vyrušovať pri sústredenej práci a zároveň žiadny z nich nebude na odpoveď čakať príliš dlho. Dĺžku jedného bloku na odpisovanie emailov si urči podľa povahy tvojej práce. Ak pracuješ na podpore zákazníkov, možno to budú aj 2 hodiny. To je úplne v poriadku. Tvojím cieľom nie je sa emailov zbaviť, len obmedziť ich prístup k tvojej pozornosti, keď pracuješ na iných úlohách.

Vyhýbaj sa skupinovým správam

Podobne ako emaily, aj skupinové správy mali pôvodne šetriť náš čas. Ak v nich však trávime väčšinu svojho pracovného času a riešime nesúrodé nápady, otázky či pripomienky kolegov, rozhodne ho nešetria.

Vyhýbaj sa skupinovým chatom a vytváraj ich len v nevyhnutných prípadoch.

Drž sa základných pravidiel:

  • Vačšinu dňa maj vypnuté notifikácie na všetky skupinové chaty (a pozeraj si, čo v nich pribudlo len vo svojich vyhradených časoch na odpisovanie na správy)
  • Ak vytváraš skupinový chat, pozorne si premysli, koho tam pridáš. Nestrácaj čas svojich kolegov tým, že ich pridáš do konverzácie o téme, ktorá sa ich netýka.
  • Nepoužívaj skupinovú správu na brainstorming svojich nápadov. Na to máš predsa Nápadník! Premysli si všetko vopred a s kolegami rieš len konkrétne scenáre, na ktoré potrebuješ ich spätnú väzbu.

 

Vypni si všetky notifikácie na počítači a mobile

Najrôznejšie zvuky, pípania, vyskakovacie okná, bannery či číselká na ikonkách aplikácií. To všetko sú ťahače našej pozornosti, ktoré nás chcú presvedčiť, aby sme čo najskôr klikli na email či najnovšiu správu na Messengeri, správu z domova či zo sveta na spravodajskom portáli, lajk, ktorý nám dal niekto na Facebooku či Instagrame. A mnoho iných, zoznam je v podstate nevyčerpateľný.

Ak chceš aj ty ochrániť svoje sústredenie a stať sa nevyrušiteľným, vypni si všetky notifikácie na mobile, počítači aj smart hodinkách.

Odporúčam tento krok urobiť rázne pre všetky aplikácie na tvojom telefóne a počítači. Spoj si to s prípravou na vianočné prázdniny či letnú dovolenku. Alebo to urob hneď teraz - na konci ebooku Nenechaj sa vyrušovať, nájdeš aj špeciálny checklist, ktorý ti pomôže.

Aplikácie, ktoré ti budú chýbať, môžeš po čase zapnúť naspäť. Ak zistíš, že na messengeri si často píšeš s rodinou alebo aplikácia na polievanie kvetov ti zrazu nepripomína, kedy ich máš polievať.

Väčšinu z nich však už nikdy nezapneš späť. Opäť mám potvrdené na viacerých Žurnálistoch a kolegoch v práci, ktorým som tento postup poradila :)

Extra tip pre manažérov: Bez agendy na poradu nejdem!

Nemáš dosť času sa venovať svojim najdôležitejším úlohám, lebo sa zúčastňuješ množstva porád, ktoré nikam nevedú? Zúčastnení prišli nepripravení alebo vôbec nevedia, prečo ich na poradu zavolali?

Zaveď vo svojom tíme či celej firme nové pravidlo: Bez agendy na poradu nejdem! (z angl. No agenda - no meeting)

Funguje jednoducho: ten, kto chce zvolať poradu, musí všetkým zúčastneným poslať agendu s jasne spísanými bodmi a to najneskôr 24 hodín vopred. Každý zúčastnený si tak môže premyslieť odpovede na otázky, ktorými sa budete na porade zaoberať, môže pridať vlastné body do agendy, ktoré súvisia s preberanou témou a tiež môže prizvať niekoho ďalšieho, kto je podľa neho na porade potrebný.

Vďaka tomu občas zistíte, že porada vlastne ani nie je potrebná, lebo problém sa sám vyriešil pri príprave. Ostatné porady budú kratšie, produktívnejšie a rýchlejšie privedú k očakávaným výsledkom, pretože si každý svoje stanovisko premyslel už pri príprave.

A ty získaš ďalší čas na sústredenú prácu na svojich úlohách.

Staň sa nevyrušiteľným!

Nečakaj na to, kým "sa to v práci trošku ukľudní", či na to, kým bude vhodnejší čas. Začni hneď dnes. Vyber si niektorú stratégiu z článku a začni postupne skúšať. Neskôr sa vráť späť a skús niečo ďalšie. Niektoré veci ti možno pôjdu ľahšie, iné ťažšie. To je v poriadku. Aj to je súčasťou tvojej cesty.

Buduj si postupne zvyky, ktoré ti pomôžu stať sa nevyrušiteľným. Staň sa nevyrušiteľným. Choď za svojimi cieľmi a staneš sa tak autentickou verziou seba.

Poď o krok ďalej!

Možno rýchlo dostaneš pod kontrolu vonkajšie vyrušenia a budeš chcieť ísť ďalej. Ovládnuť vnútorné vplyvy a nájsť si čas na ťah na bránku.

Potom je tu pre teba ebook: Nenechaj sa vyrušovať!

Stiahni si ho úplne bezplatne tu:

Stiahni si náš nový ebook

Zbav sa nechcených vyrušení a vytvor si viac času na to,
čo je skutočne dôležité.

Zanechať komentár

Táto lokalita je chránená testom reCAPTCHA a vzťahujú sa na ňu pravidlá ochrany súkromia a podmienky poskytovania služby spoločnosti Google.

Všetky komentáre sú pred zverejnením moderované.

Čítaj ďalšie zápisky

#12 Septembrové zápisky

#12 Septembrové zápisky

Neviem ako ty, ale my si pri písaní našich zápiskov vždy uvedomíme, ako rýchlo ubehol ďalší mesiac.Snáď si ho mal/a úspešný.Náš bol nabitý a preto ti už takto tradične prinášame prehľad toho najdôl...

Zobraziť viac
#13 Októbrové zápisky

#13 Októbrové zápisky

Máme tu posledný deň v mesiaci október, poslednú pondeľu a s ňou aj naše pravidelné zápisky.Ak už vieš, o čo ide, preskoč môj úvod a pusti sa do čítania.Ak nevieš, každý mesiac prinášame prehľad to...

Zobraziť viac